一年之计在于春——公司法律合规部的新年计划

直播预告 .2023.2.9 / 周四

主题：Sole Counsel 生存指南

时间：2月9日 20：00—21：00

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忆起来应该有十二年了，每年年末，当欧洲总部同事在欢度圣诞假期之时，笔者也会休一年没用的年休假（大多数年份是没用几天，余额多多导致人事部不时催促，以免产生“高额“薪金），或者去不知名的海边，一人在沙滩上散步；或者买张高铁票回到母校，找家干净的学校招待所，在校园里徜徉。

而过去三年，因为疫情，笔者只能在家踱步；散步或徜徉或踱步中，谋划一下整个公司法律合规部的新年计划。坚持下来，自感益处多多，故在此小结一下，以供同仁参考。

一、新年计划的效用

商业公司运营中，预算制定是非常重要的一个部分，而作为商业公司一个组成部分的公司法律合规部，新年计划的制定也有与整个公司预算制定具有共性、关联性与个性。就共性与关联性而言，预算制定与新年计划制定均有以下效用：

1. 明确新一年的发展战略。

无论是商业公司还是作为其组成部分的公司法律合规部，总是需要总结过去一年的发展实绩，并结合对新一年外部商业发展环境与内部资源的预测评估，制定新一年的发展战略。

就公司法律合规部而言，法总于谋划新一年的发展战略时，必须得以整个公司新一年的商业发展战略为指引，确定本部门的发展战略。

试举一例：如果整个公司新一年是以新兴市场为发展重点，那么对于新兴市场的公司法律合规部而言，便是绿地投资项目与并购交易项目会显著增多，从而在公司法律合规部新一年的发展战略中，投资类法律事务便会成为战略焦点。

于此略微延展开来说，就外部律所而言，睿智且有心的合伙人总是会利用年末对公司法律合规部的回访，了解公司的最新发展战略，从中也许能获取某些法律服务机会，至少也能为新一年里与公司法律合规部的互动协作提供较明晰的指引；

2. 以新一年发展战略为宏观指引，确定具体的运营与项目计划，并且分解到每一季度。

预算制定的肯綮不仅在于确定发展战略，更在于其可被分解至每一季度。而法律合规部的新年计划亦是如此。一份好的新年计划，必须可以被分解到每一季度。

再举一例，整个公司如果实施内部业务重组且已分解至每一季度，则为公司业务重组提供法律服务（例如涉及人员的劳动雇佣问题、客户合同的变更、整合及重新谈判问题等等）的法律合规部亦必须制定分季度工作计划。

3. 结合前述1.发展战略与2.具体运营与项目计划，确定经营与业务指标。

就个性而言，整个公司预算制定中最关键的最后一步就在于此。说透点，即一大堆数字指标。而就公司法律合规部的数字指标而言，除了本部门的预算外（笔者有些法总朋友所在公司，亦有将预算实际执行完毕的结余作为衡量指标之一），其工作业绩倒比较难以数字指标衡量，其间缘由在于：

（1）法律合规部的工作相当一部分都是风险防范性工作例如合规，既为防范，便较难以数字指标衡量其价值（虽然其价值是实实在在的）；

（2）法律合规部投资交易类工作亦比较难以数字指标来衡量评判，因为投资交易类项目交割，具体商业贡献仍需经由相关业务部门实际运营实现。唯一可以数字化评判的法律合规部工作便是争议解决类工作。一件诉讼或仲裁或政府调查案件，通过公司法律合规部与外部律师的协作，获取了多少赔偿避免了多少损失，通常情况下都是可以数字化的。然吊诡之处在于：争议解决之发生于法律合规部制定年度计划时通常无法预见（除准备主动发起的诉讼或仲裁案件外），从而在制定年度计划时仍然无法确定数字化指标。

总结而言，公司法律合规部新年计划制定的效用在于：确定战略，明晰具体运营与项目计划，并于可行性范围内确定业绩衡量指标，以确保部门一年的工作有前景有方向不迷路不走岔。

二、新年计划制定的准备

一份比较扎实可落地可对比可衡量的新年计划制定，必然需要一定的准备工作。基于笔者多年但依然有限的制定新年计划的经验，新年计划制定的准备工作至少包含以下几个方面：

1.全面了解公司过去一个财务年度经营成果与新一财务年度业务战略、经营目标与计划。

特别是新一财务年度业务战略、经营目标与计划对全球法律合规部与法总本人所负责的法域的要求与意涵，必须提炼总结出来，并落笔（落笔最重要），以资指引。

2.征询公司法律合规部各核心利益相关方对法总本人所负责的法律合规部过去一年工作的评价（聚焦于不足与改进之处）、对新一年法律合规部工作的期望及各核心利益相关方新一年的战略、计划与工作重点。

言及公司法律合规部的各核心利益相关方，大致可分级为以下几个层级：绝对核心利益相关方，包括全球与区域（例如亚太区，如法总所负责法域为中国区或大中华区法律合规部）法律合规部leadership（特别是自身汇报线老板）、法总所负责法域业务与职能条线的C-Suite；相对核心利益相关方，包括公司各事业部负责人、各职能部门例如财务、人事部负责人。

3. 收集汇总公司法律合规部各成员对于本部门与个人过去一年工作的评价（不足与改进之处）与新一年工作期望（特别是个人职业精进发展期望）。

质言之，新年计划的制定是民主与集中相统一的过程，团队成员的坦诚、直面问题的观点与意见务必充分听取与吸收。唯有此等“全部门民主”，才能为团队各成员落实新年计划提供坚实的共识认知基础。

三、新年计划的制定

商业公司开门三件事：钱、事、人。前述三要素亦同样适用于公司法律合规部新年计划的制定，以下一一厘清：

1.钱——兵马未动，粮草先行

就新年计划的钱这一要素，主要是本部门预算的制定，其中分为部门内部费用与外部费用（例如法律数据库、外部律师费用等）的估算与确定。

一般而言，内部费用相对而言比较固定且变化（例如员工薪资奖金调整都有整个公司预算大盘与比例）较易把握；难点在于外部费用中的外部律师费用的估算与把握。而外部律师费用中，比较固定与易把握的是外部律师提供的专业培训、日常法律咨询、公司标准文本的辅助修订与更新；比较难把握的是争议解决（例如诉讼、仲裁、政府调查）费用与交易类项目费用。

于此，两种处理方法可供考虑：一种是将比较难把握的费用科目排除出新年计划项目，且与相关公司决策部门约定，相关费用科目将会据实发生并由相关部门承担；另一种方法是尽最大努力预估，但与相关公司决策部门约定定期审视更新，以避费用超支导致公司内部争执。

2. 事——公司法律合规部职能大致可分为三类

一类是基本职能例如公司治理结构与合规、日常合同起草、审核与谈判等等，二类是战略职能例如公司并购与重组、公司业务发展与拓展战略性咨询等等，三类是新兴职能例如公司参与VC或PE投资、数字化转型等等。

新年计划制定时应基于前述“二、新年计划制定的准备”，对于相关任务，依据前述职能分类分别填入，并至少制定每一季度进度目标。

3. 人——新年计划不是一个人的计划，更不是一个人能够实施完成的计划

基于本部门新年计划，将其分解到每位成员个人，便是题中应有之义。笔者多年的习惯就是在每个新年第一周，把部门计划经协商统一认识后，分解至团队成员个人；同时，要求每一位团队成员报送个人新一年发展计划与目标，并与整个部门的新年计划结合，以力争实现整体与个人的统一，部门工作任务与个人发展的统一。

四、新年计划的实施与定期审视

经过前述二与三的准备与制定，新年计划进入实施阶段。但毕竟是跨度一年的计划，从而定期审视与调整便至关重要。

具体而言，计划中的某些任务可能随着工作推进而不再成为工作任务而需要被删除，例如一件并购项目因为尽职调查结果不满意或谈判遭遇梗阻被放弃或搁置；某些任务因为各种因素影响而复杂度增加或时间线加急需要定期审视与调整，从团队管理角度，仍然需要遵循前述“全部门民主”原则，即法总带领全部门成员共同检视并共同讨论是否需要调整更新；进一步，对于那些进度不达标的团队成员，检视是否需要及时指导和/或支援，力避掉队与任务搞砸。

所以法总的工作除了专业性，管理与协调的任务也是相当耗费心血与精力。所谓领导力，并非位子与票子，而是智力与心力。

五、一位“变态”法总朋友的365日计划

世间之事，你我同赴，然总有一些人力图把它做到极致从而成为“变态”。笔者就有一位相识好久的法总朋友，不但是前述一、二、三、四全部做过，个人还有个365日计划。

据他透露，个人的365日计划除年度计划与季度计划（每一季度最后一两天检视进度并更新调整制定下一季度计划）外，每一日（包括周六、周日）晚上休息前，他都会以15分钟为一单位，于工作笔记本上写上第二日的计划，并力争逐一实施之。

笔者曾经问过这位法总朋友这样做的好处、实操经验及挑战，这位朋友挺坦诚：

一则有了年度计划、季度计划还有定期检视更新制度，再加上365日计划，基本上不会忘事漏事；

二则如果有突发或紧急任务，可以把前晚记下的一些非紧急项目替换为突发或紧急任务，总体仍然有序而不迫；

三则即使最“苦”时分，在魔都室外四十度高温时，仍然按照每日计划，一边耳边播放彭博财经电台，一边哼哧哼哧地在蒸笼一般的阳台上蹬着椭圆机。每天听到腻死的英文财经新闻，加上满身的汗水，入耳的英文似乎要与紧张的肌肉一起崩溃，然坚持三分钟，临界点一过，又过一关；

四则此365日计划法看似机械乃至笨拙，然安排得平衡妥当，把吃喝玩乐之事有机嵌入安排好，吃喝玩乐之事也不会落下，职业与生活的平衡与品质仍然于绝大多数情况下可以兼顾，并不“苦”。一切的一切，贵在坚持。

作者介绍

沈悦志

法嘉导师

德国汉高集团

北亚区(大中华区、韩国及日本)总法律顾问

德国汉高集团大中华区执行委员会委员

沈悦志，资深总法律顾问，拥有逾二十年的跨国公司法律事务管理经验，任职德国汉高集团至今已逾十四年，期间带领团队处理了数目众多且纷繁复杂的跨境或国内公司重组、业务剥离、并购、劳动、反垄断、税务、海关、争议解决、政府事务、合规及公司治理等法律事务或项目，并于2015年被ALB评选为首届中国最佳总法律顾问之一; 此后于2018年与2019年被钱伯斯评为“大中华区最具影响力的总法律顾问（25位）并多年连续入选Legal 500 GC Powerist。

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